Nasce il «testo unico dei documenti digitali», fino al 16 novembre regole Agid in consultazione
Potremmo definirle «testo unico del documento informatico» le linee guida appena messe in consultazione dall'Agid relative alla formazione, alla gestione e alla conservazione in modalità digitale degli atti della pubblica amministrazione.
Fino al 16 novembre prossimo, infatti, gli stakeholders potranno dire la propria opinione sui sei allegati tecnici che compongono il documento emanato in base alla procedura prevista dall'articolo 71 (Regole tecniche) del Cad, che conferisce allo stesso «forza di regolamento» e quindi valido «erga omnes» e azionabile anche in tribunale.
Due gli obiettivi: aggiornare le regole tecniche in vigore e fornire una cornice unica di regolazione, in coerenza con la disciplina dei beni culturali.
Ambito
Non può sfuggire l'importanza di queste linee guida, anche solo per il fatto che ne sono destinatarie tutte le amministrazioni pubbliche (comprese le autorità amministrative indipendenti di garanzia e le autorità di sistema portuale), i gestori di servizi pubblici e le società a controllo pubblico. Senza dimenticare che col tempo - a ricasco - anche i documenti privati si uniformeranno agli stessi standard dettati per quelli pubblici o amministrativi, come dir si voglia.
Avere un sistema unico per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti pubblici informatici, più in generale, non potrà non generare semplificazione amministrativa e alleggerimento degli oneri burocratici a carico di tutti.
I sei «allegati tecnici»
Le linee guida si compongo sostanzialmente di sei allegati tecnici (glossario dei termini e degli acronimi, formati di file e riversamento, certificazione di processo, standard e specifiche tecniche, metadati, comunicazione tra area organizzativa omogenea di documenti amministrativi protocollati) più la parte iniziale che dà conto del quardo normativo della materia.
Strategica la scelta dell'allegato tecnico come tecnica editoriale, dal momento che le linee guida devono obbligatoriamente adattarsi ai cambiamenti continui della rivoluzione digitale. Le linee guida entrerannoi in vigore il giorno seguente la pubblicazione sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale, ma si applicheranno a partire dal centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore. Da questo termine, le pubbliche amministrazioni formeranno i loro documenti esclusivamente seguendo le regole dettate dalle linee guida.
Gestione e conservazione
Superate le questioni tecniche legate alla duplicazione, è sugli aspetti legati alla gestione dei documenti informatici che si concentra il documento in consultazione.
In primo piano la registrazione. Formati e ambiti di applicazione, protocollo e requisiti minimi di sicurezza, classificazione, definizione di aggregati documentali: gli aspetti delicati sono molteplici.
Sulla conservazione, infine, il discorso parte dai differenti modelli organizzativi della conservazione, per poi concentrarsi su uomini e regole, descrivendo ruoli e responsabilità dei conservatori accreditati e della figura del «responsabile della conservazione». Con sezioni dedicate anche alle infrastrutture, alla sicurezza, alle modalità di esibizione e alla selezione e scarto dei documenti informatici.
